戻りつつある来場者数
私自身、2020年、2021年と「コロナ中」にリアルな展示会に出展・運営を経験していますが、来場者の変化を調べてみました。
2023年4月に東京ビッグサイトで行われたRX Japan社の「Japan IT Week」の来場者数が発表されています。
それによると約45,000人とされています。
私が同じ春（春は東京ビッグサイトで開催です）に出展した、2021年春。実はこの時は開催前日の真夜中に主催者担当者の方から、コロナの為、延期の連絡を受けるなど本当にてんやわんやとした年でしたが、約13,000人だったそうです（【denshi link】ITの最新情報を提供を参照）。
当時は会場も東京ビッグサイト青梅展示棟と、有名なシンボル的な建築物のある場所から、かなり離れた場所で規模も小さく開催されたため、単純比較は難しいですが3倍以上の来場者数の変化があります。
展示会を始める前にチェックすること
今回、リアル展示会の効果などについてはお話しません（WEBマーケと展示会の比較を考察したコラムもご覧ください）が、とにかく展示会をやると決めた場合、先のRX Japan様のJapan IT Weekに限らず、どのような準備が必要になるかざっくりとまとめてみます。
- 出展するイベントを決める
- 制作物・準備物の確認
- 全体スケジュール
- スタッフの役割
では1つづつ解説していきます。
出展するイベントを決める
展示会ですが、インターネットで検索いただくだけでも様々なイベントが開催されていますので、まずはどれに出展するのかを決めましょう。
イベントによって参加費も全く異なってくるので、上限の予算内で自社が出展したいイベントをまずはリストアップしてみましょう。
とにかく多くの名刺（営業リード）を獲得したいということであれば、「ターゲットや出展するサービスが限定されたもの」よりも総合博（先のJapan IT Weekはその類に入ります。）の方が圧倒的に会場にこられる方が多いです。
制作物・準備物の確認
次に制作物ですが、これもかなりあってまずはブースです。
大抵の展示会は小間といって「場所代」を主催者に支払い、よく見かける大型モニターがあったり、派手な看板がある「ブース」は各社自前で準備することが多いです。
イベントによっては、ブース付きの小間もありますが、そのブースに「貼る」自社の看板などは必要になるので、ここは各主催者に確認をしましょう。
ブースもシステムブースとよばれるもの、木工ブースとよばれるものがあります。
展示会のブース施工会社様に特徴などしっかりと確認して、自社の目的にあったものを選ぶようにしましょう。
次にノベルティの類です。自社やサービスのパンフレットもここに入ってきますので、何部準備するのか事前にしっかりと確認しておきましょう。
例えば名刺獲得目標が1,000枚であれば、なにがしかのノベルティは最低1,000部以上は必要です。
あとケーブルの類やインターネットが必要であればその回線、モニターやそこに流す動画データなども必要であれば準備しましょう。
全体スケジュール
そもそもスケジュールを決めて進めましょう。
4月のイベントであれば、年が明けたあたりから準備に入った方が良いです（小間はその前に抑えていることが前提です）。
「そんなに準備いる？」と思われるかもしれませんが、例えばサービスカタログの入稿データチェックなど、実際かなり時間がかかってきます。
準備だけでなく、前日や展示会当日の動き。あと後片付けのスケジュールも決めておきましょう。
私は展示会前日に運送業者の方と一緒にトラックに乗り込んで会場入りし、ブース施行は業者様が対応頂いていますが荷物を入れたり、インターネットの回線テスト等行います。
後片付けも、3日間ほど行うものが多いと思いますが、相当疲れがありますが同様にトラックに乗り込んで会社に戻り、基本の後片付けを行います。
ネクストソリューションズでは展示会を行ったことはありませんので、以前の職場での経験ですが当時のチームは男性が私1人だったので、基本力仕事は私が行いましたが、チームによっては女性だけで行う体制もあるかと思います。
大きなモニターを持ち出したり、かなり力仕事が発生することは想定しておいた方が良いです。
スタッフの役割
当日は学生時代の「文化祭」などをイメージされると良いですが、会場全体が「お祭りムード」です。
臨機応変にケースバイケースが求められますが、基本ブースで接客する担当者は誰か。通路に出て「呼び込み」を行うのは誰か。
名刺をバックヤードで管理するのは誰か、役割分担をしっかりと決めましょう。そして絶えずブースには誰か来られる状態ですので、休憩もシフトを組んでそれに合わせて動きましょう。
また「店長役」を決めておきましょう。
展示会はバックヤードに入って、指示だけ出す…という方が出てくると本当に成り立ちません。
（本当に大混雑するので、全員がプレイヤーを務める必要があります。）
店長役も呼び込み役を行うなど、全員が積極的に行動するようにしましょう。
まとめ
展示会は「思い付き」で「来月出てみようか…」というノリは避けて、年間のマーケティングスケジュールの中にあらかじめ組み込んで準備するようにしましょう。
そして準備も大変です。
「アウトソーシングするから大丈夫！」なんて思われる会社様もあるかもしれませんが、準備から後片付けまで「展示会運営チーム」をアウトソーシングで作れる余裕があれば違いますが、大抵お話をお伺いするとむしろ予算削減のために、アウトソーシングと考えておられるケースも見受けられます。
それだと当日は良いかもしれませんが、準備などは全く予測されていないと思います。
しっかりとした準備期間、そして1人で回しきれるほど簡単なイベントではないので、全社的な協力のもとで行うようにすることが望ましいです。
