ウェビナーを1人で運営する方法

ウェビナー運営で欠かせない10のこと

私は2020年当時に所属していたIT関連会社時代から、まだ取り組む会社も少なかったウェビナーをずっと運営してきました。
ネクストソリューションズでもすでに通算して、40回以上は運営してきましたし、以前の会社時代も含めれば150回前後の経験があります。

当時は私を含めて3名で運営してきたのですが、ネクストソリューションズではその時の経験から、1名でも運営できるようにアレンジしてきました。
ここではそのように編み出してきた、1人でもウェビナーを運営するために、実際私が行っていることを10にまとめてお伝えします。

以下に書き出した項目を1つづつ解説していきますので、ぜひ参考にしてくださいませ。

1.セミナーの企画（テーマ・開催日・共催先の有無）

当たり前ですが、まずはセミナーの企画。

ここで決めたいことは大きく次の3つです。「テーマ（タイトル）」、「開催日」、「単独開催か他社と共催（コラボレーション）するか」です。

まず「テーマ（タイトル）」ですが、そのままですね。誰に（例えばBtoB企業のマーケティング担当者や、人事担当者等）視聴して欲しいのか、ターゲットを決めましょう。
ここでアドバイスですが、従業員100人規模のような会社だと、ほぼ経営者の方が参加されることは少ないと思います。
現場担当者（部課長などの役職者も含む）が9割以上を占めると思います。

また企業規模ですが、弊社ネクストソリューションズのパターンだと、～50名、51名～100名、101名～300名、301名～1000名、1001名～の5つで分類していますが、ほぼ同数です。

開催日については、集客に3週間程度は要した方が余裕が生まれると思います。ですので、そこに合わせて集客用のLPを作成する時間などが必要なので、最低でも1か月先の企画を考えるようにしましょう。

あと共催先の有無です。共催先についてはまた後程触れることにします。

2.会議室＆ZOOMの予約

そして日程が決まれば、地味な作業ですが忘れないようにしたいのが会議室とZOOMの予約です。もしZOOMでないのであれば他のツールに置き換えて読んで頂ければ幸いです。

会議室、ZOOM共ギリギリの予約は避けて、前後1時間は余裕を持って抑えましょう。特にZOOMですが、早めに入ってこられる視聴者もいるので、ネクストソリューションズでは遅くとも30分前にはZOOMを開けて待機しています。

3.共催先探し（必要に応じて）

共催先探しは必須ではありません。ただし、恐らくほとんどの会社は「ソロ開催」だと最初の頃は申し込み数も「ゼロ」なんてことも珍しくはないと思います。あまりゼロが続くとモチベーションも続かないと思いますし、ウェビナーに慣れた会社と共催（コラボレーション）することをオススメします。

共催先探しですが、私の場合は以前からお付き合いの会社に依頼したり、あとは普通にインターネットで検索して「この会社とコラボレーションしたら面白いかな」と思えば、お問い合わせフォームから、「セミナーのコラボレーションをしませんか？」と持ち掛けています。大抵は営業メールとして放置されますが、それがご縁でウェビナーをご一緒させていただくケースも少なくありません。

4.メルマガ配信（文章の作成～配信まで）

メルマガですが、現在週2回配信しています。そのメルマガツールを使って配信するための顧客データベース管理、そしてメルマガの原稿作成です。
ほぼ毎週セミナーを行っているので、平均すると、1つのセミナーに対し2回づつご案内させて頂いている計算です。

メルマガで気を付けていることは、文中に誰宛と記載しないことです。One to Oneメールと呼ばれる「誰宛」を明確にして配信する手法は、有効なマーケティング手法なのですが、以前に所属した会社で、ちょっとしたトラブルが起きたことがあり、リスクヘッジを優先してそのような対応をしています、

5.告知媒体への登録

セミナーを行うという告知をしなければなりません。当然自社サイトに集客ページを準備しましょう。無ければ、お知らせ（新着情報）などの機能を代用しても大丈夫です。

それに加えて無料で使えるセミナー告知媒体があり、ネクストソリューションズでは次の4つを使っています。TECH PLAYと、connpassはデフォルト（初期状態）だと、お申込み頂いた方が誰か不明なままなので、アンケート機能を使って最低限（お名前、会社名、メールアドレス）のお申込み者の確認を行っています。

またここで取得した個人情報を、一旦エクセルで管理しながら、合わせて先のメルマガツールにもデータを同期させています（専用ツールがないので手作業です）。

6.セミナー資料作成

そして当然ですが当日のセミナー資料（投影資料）の作成です。ネクサソリューションズではこれも全て私が作成し、当日の登壇まで行っています。一見大変そうですが、案外慣れてくると大丈夫ですよ。皆様も例えば「意外と会社のこと知らなくて…」という方も少なくないと思うのですが、シンプルに視聴者の方にこんなセミナーだったら、有意義な時間を過ごしていただけるかな

と考えていただければ、例え現場のことを知らなくても資料作成など出来ると思いますよ。

7.アンケート作成

セミナー当日のアンケートも忘れずに準備しましょう。
セミナーお申込み時に「あれもこれも聞きたい！」とフォーム項目を増やしてしまえば、参加意思を下げてしまいます。

なるべくお申込み段階では、心理的なハードルを下げた方が良いと思います。それ以上の情報はセミナー後のアンケートで取得するのが王道です。

ネクサソリューションズではGoogleフォームで都度作成していますが、会社様によってはMA（マーケティングオートメーション）ツールの機能を使っておられるところもあると思いますので、作成方法は各社それぞれの方法で良いですが、当日の投影資料をプレゼントするとアンケート回収率が向上すると思います。

8.2通のメール作成（リマインド＆お礼）

これも忘れがちですが、セミナー前日または当日に申込み者に送る「リマインドメール」と、「セミナー終了後に送るお礼メール」も作成＆配信しましょう。

「リマインドメール」はいつも、前日の17時以降に送信しています。
あと「セミナー終了後に送るお礼メール」は2通用意しています。

1つは「アンケートに回答頂けた方」向けの内容で、もおう1つは「アンケート無し＆当日参加されなかった方向け」です。

ネクストソリューションズでは、前者には「投影資料と当日のアーカイブ動画」をお送りし、後者の方にも「アーカイブ動画」はお送りして、また是非ご覧いただけるようにしています。

9.セミナー登壇＆配信

当たり前ですが、あとは当日にセミナーを行うのみです。

初めての方は緊張などもされるかと思いますが、割り切って行いましょう。私は1人でも前日などにロープレを行って本番を迎えています。

1つ、ZOOMで配信される方は「最初はミーティングで登録」し、「後でウェビナーに変換」を行うことも忘れないようにしましょう。

10.主な作成物

最後もう一度、作成するものをリストにしておきますので、ぜひご参考にしてください。

セミナーの回数

1人でも週1ペースであれば慣れてくると運営できると思います。私も実際、ほぼ週1ペースで月4～5回は平均して行っています。

ただこれは私の場合、過去に別の会社で3名で行っていたので、それを1名で行おうとすれば、どの部分を効率よくしなければ難しいかを分かっているから出来たという側面もあると思います。

ちなみに最多では月7～8回行いましたが、運営は可能だけど集客のタイミングが難しいと感じました。

まず初めてという方は、まず月1回やってみて、徐々に回数を増やしてみてはいかがでしょうか。

成功のコツは失敗を重ねてブラッシュアップすること

皆様、「インスタントに成功する方法」を求めがちですが、ウェビナーも最初からある程度、集客もできて「成功」と言える状況になる会社様って、大前提として既に知名度が高いなどのバックボーンがあると思います。

そしてそういった会社様では、ウェビナーを1人でディレクションだけでなく、実作業まで行う必要性はほぼ無いと思います。

1人で全て行う必要のある会社様の場合、多くは最初は「お申込み者ゼロ」であったり失敗を繰り返すと思います。ですが、私も2社でゼロからウェビナーを運営してきましたが、大体半年も継続していると、必ず一定数の集客力もついてきますし、母数が増えれば必然的に商談などをさせていただける方も増えてきます。

頭でっかちにならずに、まずは回数をこなしていくことが成功への近道だと思います。
ぜひ皆様も、1人だけどウェビナーをやってみたいまたはやらなければならないという方は、このコラム。

また過去に行ったセミナーのアーカイブ動画もお申込みいただければ、24時間お好きなお時間に見て頂けますので、ご参考にしてみてください！